DIENSTLEISTUNGEN FÜR GEMEINDEN UND REGIONEN
Der Stand der Aktenführung und Archivierung kann bei den verschiedenen Gemeindeverwaltungen - je nach vorhandenen Ressourcen und Fachwissen - sehr unterschiedlich sein. Die diesbezüglich angebotenen Dienstleistungen von Acta Grischuna sind deshalb immer auf die konkrete Ausgangslage und die bestehenden Bedürfnisse der jeweiligen Gemeinde oder Region zugeschnitten.
01
KONZEPTARBEIT
Wir schauen uns den Stand Ihrer Aktenführung und/oder Ihres Archivs in Bezug auf deren Gesetzeskonformität genau an und erstellen eine Gap-Analyse.
Wir formulieren in Absprache mit dem Staatsarchiv eine schriftliche Handlungsempfehlung und erstellen auf Wunsch einen Umsetzungsplan mit den konkret vorzunehmenden Schritten.
02
AKTENFÜHRUNG / RECORDS MANAGEMENT
Wir schaffen für Sie die Grundlagen für eine gesetzeskonforme Aktenführung und erstellen die diesbezüglichen Instrumente. Wir erstellen ein Ordnungssysteme für sämtlichen bei Ihnen vorhandenen analogen und digitalen Unterlagen, definieren gemeinsam mit Ihnen Aufbewahrungsfristen und verfassen Aktenführungsvorschriften sowie Factsheets für Ihre Mitarbeitenden.
Wir unterstützen Sie auch gerne bei der Evaluation und der Einführung von elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen.
03
ARCHIVIERUNG
Welche analogen und digitalen Unterlagen sind archivwürdig und müssen deshalb ans Archiv abgeliefert werden? Wir unterbreiten Ihnen - auf Basis der Empfehlungen des Staatsarchivs - diesbezüglich einen Vorschlag und führen die Ablieferung auf Wunsch auch durch.
Wir erschliessen Ihr Archivgut digital, damit Sie dieses intern schneller auffinden können und das Verzeichnis zudem auf Ihrer Webseite oder auf einem Online-Portal (z.B. Kulturgüterportal Graubünden) zugänglich machen können.
Ebenso bereiten wir Ihr Archivgut konservatorisch auf, entfernen schädliches Material, verpacken die Unterlagen säurefrei, führen Formatmigrationen durch usw.
Wir unterstützen Sie auch gerne bei der Evaluation und der Einführung eines Systems für die Digitale Langzeitarchivierung.
04
ARCHIVVERMITTLUNG
Wir unterbreiten Ihnen Vorschläge für den Auftritt Ihres Archivs auf Ihrer Webseite oder einem Online-Portal (z.B. Kulturgüterportal Graubünden). Ebenso unterstützen wir Sie bei der Formulierung einer Benutzungsordnung für Ihr Archiv.
Wir übernehmen die Beantwortung von Kundenanfragen und weitere Aufgaben im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit wie das Verfassen von Texten oder der Organisation von Ausstellungen.